Die E-Rechnung kommt

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine umfassende E-Rechnungspflicht für Unternehmen im B2B-Bereich in Kraft. Das betrifft auch Freelancer, für die es jedoch einige Ausnahmen zu beachten gilt. Die Rechnung im Papierformat soll dann für (fast) irgendwann ganz der Vergangenheit angehören.

Foto: Shutterstock

Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.

Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anders als bei einer Papierrechnung oder bei einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Das strukturierte elektronische Format muss entweder der Norm EN 16931 entsprechen oder kann unter bestimmten Voraussetzungen zwischen den Beteiligten vereinbart werden. Dies gewährleistet, dass Rechnungen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt und empfangen sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.

Für die Rechnungssteller soll die Rechnungsstellung dadurch einfacher und flexibler werden. Der Rechnungsempfänger wird in die Lage versetzt, die Rechnungsverarbeitung schneller zu organisieren. Der Freelancer soll mit einer schnelleren Zahlung rechnen dürfen. Das Rechnungswesen wird für alle Beteiligten ortsunabhängig, da das komplette Procedere bis hin zur Archivierung digital läuft.

Für die Erstellung elektronischer Rechnungen stehen verschiedene Formate zur Verfügung. Das bedeutet: Eine angehängte Rechnung im pdf-Format ist ab einem bestimmten Zeitpunkt keine E-Rechnung im geforderten Sinne.

Wichtige Fristen zur E-Rechnungspflicht

Ab 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Nicht-elektronische Rechnungen sind mit Zustimmung des Empfängers bis zum 31.12.2026 zulässig.

Ab 01.01.2027 sind Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 € verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Nicht-elektronische Rechnungen sind mit Zustimmung des Empfängers zulässig, wenn der Jahresumsatz geringer als 800.000 € ist.

Ab 01.01.2028 gilt diese Pflicht für alle Steuerzahler, einschließlich Freiberufler und kleiner Unternehmen. Nicht-elektronische Rechnungen können unter keinen Umständen akzeptiert werden.

Das Verständnis dieser Fristen ist von großer Bedeutung. Ein Verstoß gegen diese Vorgaben kann zu Bußgeldern oder betrieblichen Einschränkungen führen. Daher ist eine rechtzeitige Vorbereitung unerlässlich, um mögliche negative Folgen zu vermeiden.

Wichtige Fristen zur E-Rechnungspflicht

Welche Ausnahmen gibt es?

Die Regelungen zur verpflichtenden E‑Rechnung gelten nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Aber auch wenn diese Verpflichtung besteht, muss die Rechnung nicht als E‑Rechnung ausgestellt werden bei z.B. Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV), Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV) oder Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden.

Mit welcher App arbeiten?

Mit den richtigen Tools lässt sich der Prozess der E-Rechnungserstellung und -versendung relativ problemlos in den Arbeitsalltag integrieren. Freelancer sollten sich daher frühzeitig über die Anforderungen informieren und eine geeignete Softwarelösung wählen, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen und Zahlungsverzögerungen zu vermeiden.

Gerade für Unternehmen (oder Freelancer) mit wenigen monatlichen Rechnungen ist die Webapp „WISO MeinBüro Rechnungen“ geeignet, die auch als kostenlose und Abo-freie Option zur Verfügung steht.

„ZUGFeRD“ kann beispielsweise kostenlos von der Webseite des Anbieters (FeRD) heruntergeladen werden.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Das Wichtigste für Sie zusammengefasst

Die E-Rechnungspflicht betrifft also nicht nur große Unternehmen, sondern auch Freelancer, die mit öffentlichen Auftraggebern oder Unternehmen im B2B Bereich zusammenarbeiten. Die Wahl des richtigen Formats, sei es XRechnung oder ZUGFeRD, hängt von den Anforderungen des Auftraggebers ab. Weiterhin kann das Format einer E-Rechnung auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden.

XRechnung: Dies ist der national definierte Standard für E-Rechnungen in Deutschland. XRechnung basiert auf dem Europäischen Normungsdokument EN 16931 und definiert ein strukturiertes XML-Format für elektronische Rechnungen. XRechnung ist für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber verpflichtend.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das sowohl eine visuelle Darstellung (PDF) als auch maschinenlesbare Daten (XML) einer Rechnung kombiniert. Es erleichtert die elektronische Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen, indem es sowohl für Menschen als auch für Systeme lesbar ist.

Wie kann eine E-Rechnung übermittelt und empfangen werden?

Um den Austausch von E‑Rechnungen möglichst unkompliziert zu gestalten, sieht das Gesetz keinen bestimmten Weg vor, über den eine E‑Rechnung übermittelt werden muss. Dadurch wird die notwendige Flexibilität für verschiedene Lösungen in der Praxis erreicht. Es kommen z. B. der Versand per E‑Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes, die Übergabe z. B. auf einem USB‑Stick oder der Download über ein Internetportal in Betracht. Der Übermittlungsweg der E‑Rechnung im konkreten Einzelfall kann nur zivilrechtlich zwischen den Vertragsparteien geklärt werden. Allerdings muss ein Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Dazu reicht bereits ein E‑Mail‑Postfach aus.

Weiterführende Quellen

E-Rechnungen erstellen bei kleineren Rechnungsvolumen

www.d-velop.de/blog/compliance/e-rechnungen-erstellen/

Sofern die Hinweise auf Portale bzw. Software verweisen, übernimmt der VDAJ keine gesicherte Empfehlung. Das Gespräch mit dem Steuerberater sollte vor jeder Entscheidung stehen.

Zurück